Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge - Koch, Bolz & Timm
12.01.2015

Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge

Autor: Matthias Timm

Die  Zeiten der Abholung von Kontoauszügen bei der Bank sind für viele Steuerpflichtige schon lange vorbei. Vielfach werden diese Daten nur noch im Rahmen des Online-Banking elektronisch durch die Bank in den verschiedensten Formaten (Pdf, tif, xls, csv o. ä.) zur Verfügung gestellt.

Da sich diese elektronischen Kontoauszüge jedoch nicht einfach in einen Ordner heften lassen, ist fraglich, wie diese Kontoauszüge aufzubewahren sind. Hierbei gilt es einiges zu beachten.

Aber eins, das vorweg, ist entscheidend, nur Ausdrucken und Abheften reicht nicht aus!

Vielmehr sind die elektronisch übermittelten Auszüge in dem ursprünglichen elektronischen Format zu speichern und über 10 Jahre aufzubewahren. Der Ausdruck ist lediglich eine Kopie und kann den elektronischen Auszug nicht ersetzen.

Weiter müssen die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar gemacht werden können, eine Änderbarkeit muss ausgeschlossen sein, die Art der Aufbewahrung und eine Kontrolle der Richtigkeit der Kontoauszüge müssen dokumentiert werden. Darüber hinaus müssen die Kontoauszüge auf einem Datenträger gespeichert werden, der nicht mehr änderbar ist.

Besonderes Augenmerk ist auf die Unveränderbarkeit der Daten von der Übermittlung bis zum Buchungssatz zu legen und diese unbedingt zu gewährleisten.

Eine vollständige Unveränderbarkeit der Daten wird nur mit digital signierten elektronischen Belegen erreichbar sein, da sowohl bei Bild- und pdf-Dateien, erst recht aber bei xls- oder csv-Dateien eine Bearbeitung vor der Speicherung  nicht ausgeschlossen werden kann.

Wer auf die unbestrittenen Vorzüge der elektronischen Kontoauszüge nicht verzichten will, kann alternativ mit dem jeweiligen Kreditinstitut vereinbaren, dass dies die elektronischen Kontoauszüge während der Aufbewahrungsfrist vorhält und jederzeit der Zugriff auf diese möglich ist.

Für die meisten Privatkunden der Banken besteht, bis auf Ausnahmen, keine Aufbewahrungspflicht für die Kontoauszüge. Eine Aufbewahrung als Beweismittel und zur Ermittlung der Einkünfte ist unbeachtet dessen in jedem Fall sinnvoll.

Bei Fragen beraten wir Sie gerne.

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